广东工业大学采购管理办法

第一章   总 则

第一条 为了完善学校采购运行机制，进一步规范采购行为，明确部门职责，促进廉政建设，维护学校利益，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《广东省教育厅关于省直教育系统政府采购管理的实施细则》等法律法规、政策和制度，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校使用财政性资金及学校管理的非财政性资金进行货物、服务和工程的采购行为适用本办法。其中校园建设工程的采购项目，按《广东工业大学校园建设工程管理办法》执行；使用科研项目资金采购货物、服务和工程的采购项目，由学校另行规定。

第三条 学校的采购包括：政府采购和学校自主采购。

（一）政府采购。使用财政性资金采购广东省制定的政府集中采购目录以内的或采购限额标准及以上的货物、服务和工程的采购项目，应依法实施政府采购。

（二）学校自主采购。使用财政性资金采购本条第（一）项规定范围外的和使用非财政性资金采购货物、服务和工程的采购项目，应实施学校自主采购。

第四条 学校自主采购包括：用户部门零散采购和学校集中采购。

（一）经费预算在20万元以下的货物、服务（政府规定必须集中采购的除外）类采购项目，属于用户部门零散采购项目。

（二）经费预算在20万元及以上至政府采购限额标准以下、政府集中采购目录外的货物、服务和工程类采购项目，属于学校集中采购项目。

（三）工程类采购项目按本办法第十条的规定执行归口管理。不属于政府采购或学校集中采购范围的采购项目，由业务归口管理部门负责组织采购。

（四）经费预算在20万元以下的科研出版、会议、培训服务采购项目；经费预算在50万元以下的干部培训服务采购项目；飞机票和火车票的采购可由项目负责人（经费负责人）自行组织采购，也可以按照用户部门零散采购或学校集中采购的规定执行。各二级单位在组织上述采购项目时，应切实做好内控管理，项目负责人（经费负责人）应切实履行主体责任并对采购活动负责，详细记录采购过程，达到签订合同起点金额的采购项目须填写《广东工业大学自行采购信息表》，将采购过程产生的相关资料留档备查并作为签订合同的依据。

（五）年度采购预算达到集中采购限额标准以上的自营食堂生产物资（指列入食堂生产成本的伙食物资和日常低值易耗品等）的采购，实行资格商询价采购。各类物资的资格商经学校集中采购产生。在资格期内，后勤管理处根据物资波动情况和生产实际，可自行组织询价，按“价低者得”的原则确定当期的供应商。

第五条 学校的采购活动应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，并贯彻“程序正义、权力制衡、终身留痕”的廉政风险防控精神。

第二章 组织机构及职责

第六条 学校实行决策、执行和监督三分离的采购管理体制。

第七条 学校党委会和校长办公会议是学校的采购最高决策机构，负责审定学校的采购管理制度和工作规程、研究决定学校的采购工作重大事项。

第八条 招投标中心负责统一管理采购项目，学校相关部门需配合招投标中心做好学校集中采购项目的组织工作。招投标中心的主要工作包括：

（一）编制并上报学校的政府采购计划，统筹政府采购工作。

（二）组织学校集中采购文件的编写，并对采购文件的形式、合规合法性、有效性、准确性、时效性及文字等进行审查。

（三）组织实施学校集中采购。

（四）管理用户部门零散采购工作，履行职能监督，不定期对用户部门零散采购工作进行检查。

（五）督察督办招标项目合同的执行进度。

（六）提供采购业务咨询服务。

（七）学校相关采购信息的公开。

（八）处理对采购工作的质疑。

（九）配合监督部门处理对采购工作的投诉。

（十）指导和审核学校相关部门的采购实施细则和工作流程。

第九条 监察处、审计处和财务处负责对学校的采购活动进行行政监督、经济监督及经费管理。

（一）监察处行政监督工作包括：指导和协助相关部门查找采购工作的廉政风险点、制定与完善防控措施，维护和营造采购工作公开、公平、公正的竞争环境，对违规违纪行为进行查处和问责。

（二）审计处审计监督工作包括：对采购工作的决策、管理、执行等环节进行审计监督、提出审计建议和评价。

（三）财务处经费管理工作包括：审核合同经费落实情况、合同付款方式。

第十条 业务归口管理部门的职责范围。

项目分类及归口管理，原则上按《广东工业大学项目库管理办法》中的相应规定执行。在归口不明确的情况下，应按照有利于项目实施的原则，由学校党政办会同有关部门研究确定具体的业务归口管理部门。主要承担采购项目组织实施的业务归口管理部门职责如下：

（一）实验室与设备管理处是学校实验室建设、货物、服务采购项目及装修、修缮工程的业务归口管理部门。其中实验室的维修改造由实验室与设备管理处牵头组织并完成前期论证、立项报批、初步设计等工作后，经费预算在20万元以下的采购项目由实验室与设备管理处实施，经费预算在20万元及以上的采购项目由基建处或后勤管理处负责采购委托、合同签订、实施、验收等。

（二）基建处是学校基建、大型改扩建工程的业务归口管理部门，负责按基建程序和招标规定组织相应的基建工程和大型改扩建工程的招标工作。

（三）后勤管理处是学校行政综合类货物、服务及学校维修改造工程类采购项目（含消防给水管网工程等）、自营食堂、零星水电、土木维修工程材料采购项目的业务归口管理部门（经费预算在20万元以下的实验室装修、修缮工程除外）。

（四）网络信息与现代教育技术中心是学校信息化类采购项目的业务归口管理部门。

（五）保卫处是学校消防和安防类采购项目的业务归口管理部门。

（六）图书馆是图书资料、电子资源采购项目（含纸本文献资料建设、图书、报刊购置、数据库建立、文献服务系统等）的业务归口管理部门。

第十一条 业务归口管理部门必须根据实际情况制定相应的项目采购和项目实施管理细则。

第三章 工作规程

第一节  政府采购

第十二条 学校采购计划根据学校申购的具体情况动态管理，月度采购计划的统计周期为上月16日至当月15日。为缩短采购周期，科研急需的采购项目，随报随办。招投标中心根据学校采购项目的整体情况，按规定分类编制政府采购计划并向上级管理部门申报备案。

第十三条 业务归口管理部门（用户部门）委托招投标中心实施采购，需提供以下资料并对资料的准确性、真实性、合规合法性等负责。

（一）项目审批手续的批准文件（含可行性报告、变更报告、项目立项审批文件等）。

（二）维修改造工程项目应附施工图纸及工程预算书等工程资料。

（三）货物类和服务类项目应附采购预算佐证材料（如供应商报价函、近期同类采购项目合同等）。

（四）用户需求书：包括采购预算、商务要求、技术需求、服务要求及拟采用的付款方式等。其中不得列入限制、排斥潜在供应商的商务、技术条款；不得列入某一品牌特有的规格技术标准及其他有违公平竞争的条款等。

第十四条 已受理的政府采购项目，上级主管部门备案通过后，招投标中心按省政府采购招标代理相关规定及本办法第三十条的规定负责委托招标代理机构。招标代理机构负责编写采购项目招标文件初稿，用户部门在收到初稿后3个工作日内给予反馈意见。3个工作日后用户部门无反馈意见的，视作用户部门确认。招投标中心在初稿上作相应的印章标志。

第十五条 政府采购项目的招标文件，应报财务处和招投标中心审核。

第十六条 用户部门应在3个工作日内确认政府采购项目的中标结果或书面提出异议，然后由招投标中心通知招标代理机构。用户部门确认前必须对拟中标的投标文件与招标文件进行核对，确保两者关键条款的一致性。

第二节  学校自主采购

第十七条 用户部门零散采购（含实验耗材），按《广东工业大学用户部门零散采购实施细则》执行。实验耗材原则上应通过学校“实验耗材采购平台”采购。除实验耗材外的采购项目，按采购项目经费预算金额分类执行：

（一）经费预算在5万元及以上至20万元以下的货物、服务类采购项目。用户部门指定专人通过招投标中心网站的“用户部门零散采购管理系统”进行申报，成立相应的询价小组，按规范编制询价文件、发布采购公告、组织评审、发布结果公告、填写询价记录、备案、存档。

（二）经费预算在5万元以下的货物、服务类采购项目。用户部门根据项目采购情况自行规范采购行为，详细记录采购过程和采购结果，将采购过程所有资料留档备查并作为签订合同的依据。

各二级单位在组织部门零散采购活动时，应切实履行主体责任，梳理和评估本单位采购执行中的风险，明确标准化工作要求和防控措施，建立内部控制体系，完善内部控制管理制度。

第十八条 学校集中采购的方式一般采用电子竞价、自主询价和自主招标。

（一）电子竞价是指通过互联网发布询价信息，接受注册供应商的网上报价，进行网上定标、网上公布采购结果的采购方式。

电子竞价适用于规格、标准统一且市场竞争充分的定型货物及服务类采购项目。

采用电子竞价方式时，在满足用户需求的前提下，按“价低者得”确定成交供应商。

如用户部门认为最低报价的供应商不能满足用户需求，需提供不少于3名相关专业的副高以上专家的论证意见。论证意见需经用户部门主要负责人及项目负责人签名确认并加盖部门公章。用户部门只可选择次低报价的供应商为成交供应商，否则本次电子竞价失败，需重新进行电子竞价。如两次电子竞价失败，经用户部门主要负责人及项目负责人确认可变更采购方式，采用政府采购、学校自主询价或自主招标的方式进行。

（二）自主询价是指参照政府采购的相关规定并结合学校实际情况，编制询价文件，邀请特定或不特定的供应商在规定的时间、地点按照询价文件的规定确定成交供应商的采购方式。

自主询价适用于一般性的服务类采购项目和技术要求不高的非通用货物类及工程类采购项目。

采用自主询价方式时，一般情况下在通过资质和符合性审查后只需按照价格要素来确定成交供应商。

（三）自主招标是指参照政府公开招标采购的相关规定并结合学校实际情况，由学校招投标中心全过程组织实施的采购方式。如采购项目专业要求较高且无同类采购项目招标成功经验或经专家评估认定为风险较高的情况下，经分管招投标中心校领导同意后可委托有资质的招标代理机构进行招标。

自主招标适用于非通用货物类采购项目和服务、工程类采购项目。

（四）电子竞价、自主询价和自主招标采购，招投标中心应分别填写相应的学校集中采购信息表，其内容包括：采购项目名称与预算、评审时间、评审地点、评审成员、采购结果、被委托代理机构名称（如有）等。

采购活动完成后，每个学期末汇总上报审计处备案。

第十九条 招投标中心应根据采购项目的特点及行政事业单位内部控制规范的要求，结合学校的实际情况，合理选择学校集中采购方式并组织实施。

（一）业务归口管理部门（用户部门）委托招投标中心实施采购，需按照本办法第十三条的规定提供资料。

（二）招投标中心汇总当期各业务归口管理部门（用户部门）的采购委托，进行校内公示，公示期不少于3个工作日。

（三）采用电子竞价方式的学校集中采购项目，可选择在广东省教育部门政府采购管理平台的零散竞价系统或政府采购主管部门授权的其他电子平台进行竞价。

（四）采用自主询价方式的学校集中采购项目，应参照政府采购的有关规定执行。询价文件经过学校招投标中心、财务处审批同意后，由招投标中心通过校园网发布询价采购公告，公告期不少于5个工作日。在公告期结束3个工作日后，供应商按规定递交响应文件，招投标中心组建评审小组进行评审。评审小组由3人及以上的单数组成，其中一人为用户代表，其余的为评审专家。用户代表由用户部门指派。评审专家的产生和抽取，按照《广东工业大学集中采购评审专家库管理办法》的具体规定执行。

参加询价的有效供应商应不少于三家。如不足三家，需进行第二次询价。如第二次参加询价有效供应商仍不足三家，但询价结果满足用户需求的，需报分管招投标中心工作的校领导审批。

（五）采用自主招标方式的学校集中采购项目，如由招标代理机构组织实施，则参照政府采购公开招标的有关规定执行；如由学校招投标中心负责组织实施，招标文件经过招投标中心、财务处审批同意后，由招投标中心通过校园网发布招标采购公告，公告期不少于5个工作日。在公告期结束3个工作日后，供应商按规定递交投标文件，招投标中心组建评审小组进行评审。评审小组由5人及以上的单数组成，其中1人为用户代表，其余的为评审专家。用户代表由用户部门指派。评审专家的产生和抽取，按照《广东工业大学集中采购评审专家库管理办法》的具体规定执行。

第二十条  为切实增强采购的便利性和灵活性，缩短采购周期，在学校自主采购权限内发生诉讼仲裁等时效性要求较高以及其他特殊情况的采购项目时，可以采用其他灵活自主的采购方式及评审方式（包括评审专家的选择）。业务归口管理部门（用户部门）提交采购申请，经费预算在20万元以下的采购项目经招投标中心审批后执行采购；经费预算在20万元及以上至100万元以下的采购项目，需报招投标中心分管校领导审批后执行采购；经费预算在100万元及以上至200万元以下的采购项目，需报校长审批后执行采购；经费预算在200万元及以上的采购项目，需报校长办公会议审批后执行采购。对于独家代理或生产的仪器设备，可按规定程序确定采取单一来源等方式采购。

第二十一条 学校集中采购的成交结果由用户部门确认后，由招投标中心发布成交公告。

第三节  合同签订、付款与验收

第二十二条  采购项目合同的签订按《广东工业大学对外经济合同管理办法》执行。如属于招标采购项目，还需按照招标文件约定的事项及所附的合同文本、中标结果等具体内容签订合同。

第二十三条 采购项目付款。

（一）货物类采购项目的付款方式。

1.一般情况下货到验收合格后，供应商开具全额销售发票给我校，并向我校交纳合同总金额5%的质量保证金，我校支付100%合同款给供应商。供应商在质保期间能履行保修条款及服务承诺，质保期满，我校即不计利息返还其质量保证金。

2.紧急情况下，经报校长办公会议审批后，教学科研仪器设备采购可采用预付款保函方式，即外贸代理公司（国外供货的）或中标方（国内供货的）免费开出合同未付款总额的保函，财务处收到保函后支付与保函等额的预付款，货到验收合格后，退回保函。

3.特殊情况下，如跨年度实施的采购项目或订制设备、进口设备等各类按照市场规则要求预付的情况下，用户部门可向学校提出预付申请，预付比例一般不超过60%，合同可约定按进度付款，申请人对其经济性和风险性负责，预付申请报告经学校经费主管部门、财务处审核，报经费主管部门分管校领导批准。预付比例超过60%的，则须报校长审批。

（二）其它采购项目，可以根据实际情况以合同约定条款付款。

第二十四条 属货物类采购项目的，质保期一般在三年以上，特殊情况下质保期至少一年；属工程类采购项目的，质保期按政府相关文件规定执行。国家对质保规定的期限高于本办法规定的，按照国家对质保期限的规定执行。

第二十五条 招标采购项目的合同应履行验收程序，具体按照《广东工业大学资产验收管理办法》执行。

第四章 监督检查

第二十六条 学校的采购活动必须全程接受监察处的行政监督及审计处的经济监督。对有下列行为之一的人员，将按有关规定问责、处理、处分，情节严重或者涉嫌违法行为的，移交相关部门处理。

（一）违反政府采购、工程招标及本办法规定，规避招标和越权组织采购的。

（二）在采购中违反采购工作程序和相关规定的。

（三）违反审批权限或未经集体讨论研究，擅自以本单位名义对外签订经济合同或协议的。

（四）泄露与采购活动有关的情况和资料，与供应商串通，干扰采购工作，损害学校利益的。

（五）弄虚作假的。

（六）以化整为零方式规避集中采购行为的。

（七）将达到集中采购金额的采购项目拆解成多个“零散采购”项目实施的，将工程类或服务类采购项目按货物类采购项目办理的。

（八）违规设置倾向性或排他性条款的。

（九）按潜在供应商的意图编制采购计划、用户需求的；委托或变相委托潜在供应商或者与潜在供应商有利益关联的社会机构编制采购计划、用户需求的；明知存在利益关联仍委托关联招标代理机构进行学校自主招标的。

（十）其他违规行为的。

第二十七条 各二级单位党政主要负责人、项目负责人和经费负责人要严守廉洁纪律，对本部门申报和组织的采购活动负总责，承担全部经济、行政责任及后果。

第二十八条 招投标中心负责政府采购合同执行的督办工作。督办的工作环节包含合同签订、到货、验收、支付；督办的对象为各工作环节涉及的相应职能部门和项目负责人及其所在单位的主要责任人；对于同一工作环节书面督办二次后工作进度仍未达到要求且无合理解释的，移交监察处进行问责处理。

第二十九条 职能部门以及各单位要强化监管，加强监督。对于违法违规的采购行为，按《广东工业大学问责工作暂行办法》等相关规定对主要负责人、分管负责人和经办人实行问责；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。

第五章 其 他

第三十条 招标代理机构的确定。

（一）如上级部门有相应规定的，按规定执行。

（二）如上级部门没有规定的，由学校通过自主招标的方式建立广东工业大学招标代理机构资格库。资格库实行滚动管理，每三年遴选一次，入库代理机构一般不连续超过两个周期。招投标中心按相互分离的制衡要求，在招标代理机构资格库中通过相应的信息管理系统随机抽取的方式确定招标代理机构。

（三）项目技术复杂、商务要求较高，经学校批准可以指定特定的招标代理机构。招标文件审核时需附上招标代理机构选取资料。

（四）招标代理协议（属非付款类协议）由学校授权招投标中心负责签订并加盖“广东工业大学采购业务专用章”。

第三十一条 价格分值的确定。

政府公开招标和学校自主招标应采用综合评审法（含商务评审、技术评审和价格评审）。其中，货物类采购项目的价格分值占总分值的比重不得低于30%；工程类采购项目的价格分值占总分值的比重不得低于50%；服务类采购项目的价格分值占总分值的比重不得低于10%；执行国家统一定价标准和采用固定价格采购的采购项目，其价格不列为评审因素。政府部门有新的规定时从其新的规定。

价格分值的具体数额，由项目业务归口管理部门（用户部门）根据采购项目的实际情况确定和负责，并在《用户需求书》中列明。

第三十二条 集中采购文件包括：项目审批手续的批准文件（含可行性报告）、采购计划备案文件、采购文件确认、评标报告、采购结果公告、采购结果确认、采购结果通知、采购合同、验收报告及一系列采购过程的相关记录文件等。

集中采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少15年。

第三十三条 参与采购项目的供应商如对采购结果有异议，可在知道或者应知其权益受到损害之日起7个工作日内，以书面形式向采购组织部门提出质疑，采购组织部门应当在3个工作日内作出答复。如供应商对答复不满意，在接到答复后的3个工作日内可向监察处投诉，由监察处按相关规定进行受理和处理。

第六章 附 则

第三十四条 本办法自2020年1月29日起施行，原《广东工业大学采购管理办法》（广工大规字〔2017〕43号）同时废止。学校原有相关采购管理文件与本办法不一致的,以本办法为准。

第三十五条 本办法由招投标中心负责解释。